Como llevar un libro de contabilidad en excel

Como llevar un libro de contabilidad en excel

Libro mayor de excel

En los negocios, especialmente en la contabilidad, un libro mayor es importante para mantener las transacciones financieras clasificadas y bien documentadas. Un libro mayor muestra información financiera detallada sobre deudores, acreedores, activos, ingresos y gastos.

Un libro mayor bien llevado y actualizado es importante y el portal de Microsoft ofrece muchas formas de libro mayor y otras plantillas de contabilidad para empresas y para uso doméstico o personal. Una de las muchas plantillas gratuitas de Excel es la Plantilla de Libro Mayor para Excel.

La Plantilla de Libro Mayor para Excel le permite organizar sus transacciones y cuentas por pagar. Esta Plantilla funciona mejor en Excel 2013 y sigue siendo compatible con versiones anteriores. Esta plantilla de libro mayor contiene cuatro libros de trabajo: Resumen del año hasta la fecha (YTD), Gastos mensuales, Datos de gastos del libro mayor y Lista del libro mayor.

El Resumen YTD contiene la visión general de los datos de su libro mayor. Contiene seis columnas: Gasto del libro mayor, Título de la cuenta, Presupuesto real, Presupuesto $ y Presupuesto %. La plantilla tiene una fórmula incorporada que le permite calcular automáticamente los totales, asegurando una precisión consistente en sus cálculos. Puede agregar fácilmente otra fila para añadir más datos, y elegir de las listas desplegables para completar la tabla.

Plantilla de libro mayor en excel

Microsoft Excel es una poderosa herramienta que puede ser utilizada para una multitud de propósitos. En el caso de una pequeña empresa con pocas transacciones, un empresario inteligente puede utilizar Excel como sustituto del software de contabilidad.

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Excel tiene todas las herramientas necesarias para crear y mantener un libro mayor, pero requiere un sólido conocimiento de la contabilidad básica y atención a los detalles. Para los propietarios de negocios que no tienen los recursos para invertir en un software de contabilidad, Excel puede ser un buen lugar para comenzar a mantener los registros contables hasta que se compre el software de contabilidad. La siguiente es una guía que ayudará a trazar la mejor manera de utilizar Excel para fines contables.

Es importante tener en cuenta que cada empresa es diferente de las demás y, por lo tanto, tendrá diferentes necesidades de información. El primer paso para establecer un proceso de contabilidad es determinar qué métricas contables deberán incluirse en función del tipo de negocio.

Una configuración sencilla de la contabilidad debería incluir primero columnas para la fecha de la transacción, la descripción de la transacción y un número de referencia, como los números de factura o de cheque. Las siguientes columnas enumerarán cada una de las cuentas que se utilizarán durante el año. La selección de las cuentas debe ser muy cuidadosa, ya que será difícil volver atrás y hacer cambios más tarde. De izquierda a derecha, las primeras cuentas enumeradas deben ser las de la cuenta de resultados, empezando por los ingresos y terminando por los gastos. A continuación estarán las cuentas de activo, luego las de pasivo y, por último, las de patrimonio.

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Libro mayor en excel con fórmula

Los libros de contabilidad son compilaciones de las cuentas financieras de una empresa. Son un componente crucial de cualquier negocio saludable, ya que ayudan a mantener una empresa funcionando sin problemas y asegurándose de que todos los detalles de la contabilidad financiera son correctos.

Hay varios tipos de formatos de libros de contabilidad, siendo el principal el libro mayor (también denominado hoja maestra). Se utiliza para generar los estados financieros de una empresa, como un balance o una cuenta de resultados.

Los libros de contabilidad de activos son secciones detalladas relativas a los registros financieros de la empresa que se refieren específicamente a la parte del balance correspondiente a los activos, sin hacer un seguimiento de los gastos. Esto puede ahorrar tiempo al crear un libro mayor, ya que todos los activos ya han sido contabilizados.

El saldo de un libro mayor refleja la diferencia entre los créditos y los débitos. Se resta el número total de débitos del número total de créditos para obtener esta cifra. Disponer de esta información le ayuda a tomar decisiones empresariales más informadas.

Cómo actualizar el libro mayor manualmente

El libro mayor es un vasto archivo de datos históricos de las actividades financieras de su empresa, que incluye ingresos, gastos, ajustes, saldos de cuentas y, a menudo, mucho más. Las transacciones detalladas que se registran en el libro mayor típico representan un tesoro de información y perspectivas potenciales sobre las operaciones de la empresa, pero el formato mundano del informe tradicional del libro mayor no permite obtener inmediatamente esas perspectivas.

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La solución para extraer información valiosa es analizar el libro mayor utilizando las funciones de tablas dinámicas, filtros y gráficos de Microsoft Excel. El problema es que, por defecto, la mayoría de los informes del libro mayor no están correctamente formateados para un análisis instantáneo en Excel. Afortunadamente, con un pequeño truco, un contador público inteligente puede transformar un libro mayor con un formato anodino en una mina de oro de tablas dinámicas enriquecidas con datos.

El truco consiste en utilizar la herramienta Ir a especial, espacios en blanco, de Excel para repetir los números de cuenta y las descripciones en cada fila y hacer que los datos estén listos para ser pivotados. Este formato mejorado ayuda a dar rienda suelta a todo el conjunto de herramientas de análisis de datos de Excel para buscar esas tendencias reveladoras, chismes útiles y observaciones significativas.

porErnesto Villalba Gutiérrez

Ernesto Villalba Gutiérrez, asesor financiero.