Diseño del libro diario de contabilidad

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Un diario es una cuenta detallada en la que se registran todas las transacciones financieras de una empresa, que se utilizará para la futura conciliación de cuentas y la transferencia de información a otros registros contables oficiales, como el libro mayor. Un libro diario indica la fecha de una transacción, las cuentas que se han visto afectadas y los importes, normalmente con un método de contabilidad de doble entrada.

A efectos contables, un diario es un registro físico o un documento digital que se guarda en forma de libro, hoja de cálculo o datos dentro de un software de contabilidad. Cuando se realiza una transacción comercial, un contable introduce la transacción financiera como un asiento en el diario. Si el gasto o el ingreso afecta a una o más cuentas de la empresa, el asiento lo detallará también.

El registro en el diario es una parte esencial de la contabilidad objetiva y permite revisiones concisas y la transferencia de registros más adelante en el proceso contable. Los diarios suelen revisarse como parte de un proceso comercial o de auditoría, junto con el libro mayor.

La información típica que se registra en un diario incluye las ventas, los gastos, los movimientos de efectivo, el inventario y la deuda. Se aconseja registrar esta información en el momento en que se produce, en lugar de hacerlo más tarde, para que la información se registre con exactitud sin que haya que hacer conjeturas en una fecha posterior.

Tipos de diarios en contabilidad

Rosemary Carlson es una experta en finanzas que escribe para The Balance Small Business. Ha asesorado a muchas pequeñas empresas en todas las áreas de las finanzas. Fue profesora universitaria de finanzas y ha escrito mucho sobre este tema.

Todas las pequeñas empresas necesitan un registro de sus transacciones financieras. El asiento contable es el primer paso en el proceso de información financiera. Es la base de todos los demás informes financieros que prepara la empresa. Cada transacción financiera requiere un débito en una de las cuentas de la empresa y un crédito en otra para mostrar completamente la transacción. Esto se denomina contabilidad por partida doble y actúa como una salvaguarda que permite que los libros de la empresa estén equilibrados.

Cuando se realiza una transacción financiera, se hace un asiento en el diario general para registrar esa transacción. El diario general es un registro detallado de las transacciones financieras de la empresa.  Las transacciones se enumeran en orden cronológico. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su empresa, se puede asignar un número de referencia a cada transacción. Los débitos y créditos deben ser iguales entre sí y reflejar el principio de la ecuación contable.

Asientos para la contabilidad de la empresa

He estado investigando sobre la implementación de un sistema de contabilidad por partida doble (concretamente utilizando Django como backend de la BD). Lo que me está costando entender es la traducción de un “Sub-libro” y un “Libro Mayor” del mundo de la contabilidad al mundo de la base de datos/software.

Lo que me cuesta entender es la finalidad del libro auxiliar y del libro mayor desde la perspectiva de la base de datos. ¿No podrían registrarse los tres asientos anteriores en la base de datos con sólo dos asientos normales? Esto eliminaría la duplicación de datos (los 800 dólares registrados en el libro auxiliar y los 800 dólares también registrados en el asiento general)?

Entiendo que en un sistema de papel, un sub-libro tiene mucho sentido ya que se puede ver el detalle de las transacciones de ventas a lo largo de un período (un día/semana/mes, cualquiera que sea el intervalo). A continuación, el libro mayor muestra el “panorama general” de las ventas, las cuentas por cobrar, etc.

Pero en un modelo de base de datos relacional, parece que el segundo ejemplo, en el que todo se registra a través de asientos, y no hay sub-libros, sería mucho más óptimo. Usted sigue registrando cada transacción y si necesita ver el detalle de un proveedor o cliente específico (los sub-libros), puede simplemente proporcionar una lista de filtros de los asientos.

Artículo sobre la creación de una empresa con capital

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