Que es un libro de actas en contabilidad

Índice del libro de actas

Si su empresa no lleva el libro de actas de la sociedad, se expone a ciertos riesgos asociados. Estas son las posibles consecuencias de no llevar un libro de actas de la empresa constituida:

Uno de los beneficios más importantes de mantener el libro de actas es que, cuando usted busque obtener capital de inversores externos, éstos pueden pedirle que comparta este libro con ellos. Es probable que esos inversores revisen y examinen el libro para determinar si deben invertir en su empresa.

Por último, si no puede mantener el libro de actas de su empresa, puede subcontratarlo a sus abogados o contables externos, y ellos pueden organizarlo por usted a un coste muy bajo. GTA Accounting también puede actualizar y mantener sus libros de actas corporativos. No dude en ponerse en contacto con nosotros si su libro de actas necesita ser actualizado.

Sohail Afzal, (CPA, CMA, MBA) es el fundador y CEO de GTA Accounting Professional Corporation. Él mismo es un contable profesional colegiado con mucha experiencia y un hombre de negocios que entiende los retos a los que se enfrentan muchas empresas cuando se trata de la gestión del flujo de caja. Como consultor empresarial y asesor fiscal con experiencia, ayuda a las empresas a crecer proporcionando la información técnica, financiera y contractual necesaria para la toma de decisiones estratégicas.

Qué es un libro de actas para una empresa

Los adjuntos de los juzgados también pueden encargarse del mantenimiento de un libro de actas. Los adjuntos pueden actualizar el libro a medida que se celebran las audiencias y los juicios a cargo de un juez. Los adjuntos son elegidos como guardianes de confianza de estas actas.

Los albores de la era tecnológica han cambiado la forma en que algunos manejan los libros de actas. Las empresas, por ejemplo, pueden confiar en que alguien escriba las actas en un ordenador, las imprima y luego fije las impresiones en los libros con páginas numeradas secuencialmente. Las empresas con un gran número de reuniones oficiales pueden encontrar esta forma de llevar los libros perfectamente aceptable.

Los libros de actas de las empresas pueden contener documentos y registros corporativos. Pueden incluir los estatutos, los artículos corporativos, los informes anuales y las resoluciones de los directores y accionistas. También pueden contener información sobre los procedimientos de las reuniones entre accionistas y directores, incluyendo qué acciones se acordaron y qué resoluciones se aprobaron.

Desviarse del procedimiento estándar y tradicional de llevar las actas puede hacer que la manipulación de los libros de actas sea relativamente fácil. Por ejemplo, mantener una carpeta de hojas sueltas como libro de actas invita a la manipulación porque cualquiera puede simplemente sacar una página y poner otra en la carpeta. Si una organización prefiere llevar un libro de actas con hojas sueltas, hay que tomar ciertas precauciones para garantizar que el libro se mantiene seguro y que se minimizan las oportunidades de manipulación.

Inserciones en los libros de actas: fichas y

Toda empresa debe registrar las actas de todas las reuniones de las juntas generales, del Consejo de Administración o de cualquier comité del Consejo, en libros llevados a tal efecto. Los libros de actas son libros reglamentarios y son de tres tipos.

El auditor debe comprobar que el presidente de la junta ha certificado las actas tal y como se recogen en los libros de actas. Cada página de un libro de actas debe estar rubricada o firmada y la última página del acta de cada reunión en dichos libros debe estar debidamente firmada y fechada.

Ejemplo de libro de actas

Los libros de actas de una corporación sirven como registro oficial de las actividades de la misma. Tanto la Ley de Sociedades Comerciales de Ontario (OBCA) como la Ley de Sociedades Comerciales de Canadá exigen que las sociedades mantengan y actualicen sus libros de actas.

Una sociedad debe mantener ciertos registros en su domicilio social, o en algún otro lugar en Canadá según lo establecido por los directores. La subsección 140(1) de la OBCA exige que la sociedad prepare y mantenga los siguientes registros:

Además, una corporación debe preparar y mantener (a) registros contables adecuados; y (b) registros que contengan las actas de las reuniones y resoluciones de los directores y de cualquier comité de los mismos (s 140(2) OBCA).

El contable de la sociedad suele instruir a los abogados sobre lo que hay que actualizar. No llevar los libros de actas al día puede dar lugar a la anulación de los estatutos de la sociedad, a una auditoría de la Agencia Tributaria de Canadá, a multas para los administradores y a multas o sanciones para la propia sociedad.

Y lo que es más importante, la ley lo exige y la CRA podría solicitarlo con fines de auditoría. Mantener los libros de actas actualizados garantizará que la sociedad no tenga que luchar y pagar a los abogados para actualizar meses o años de documentación que falta.