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El orden adecuado del ciclo contable garantiza que los estados financieros que produce su empresa sean coherentes, precisos y se ajusten a las normas oficiales de contabilidad financiera (como las NIIF y los PCGA).

Hay muchas variaciones del ciclo contable, especialmente entre los tipos de contabilidad de caja y de devengo. Algunos tienen ocho, nueve o incluso diez pasos. Para simplificar, vamos a dividirlo en seis pasos.

En el primer paso del ciclo contable, reunirás los registros de las transacciones de tu negocio -recibos, facturas, extractos bancarios, etc.- para el período contable actual. Estos registros son información financiera en bruto que debe introducirse en el sistema de contabilidad para convertirla en algo útil.

El registro implica anotar la fecha, el importe y la ubicación de cada transacción. A continuación, hay que desglosar (o analizar) la finalidad de cada transacción. Por ejemplo, si un recibo es de Walmart, ¿se trataba de material de oficina? ¿Reabastecimiento de la cocina de la oficina? ¿O tal vez algo para el vehículo de la empresa? Los detalles que proporcione son esenciales para el primer paso.

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La NIC 1 establece requisitos generales para la presentación de los estados financieros, directrices para su estructura y requisitos mínimos para su contenido. Exige que una entidad presente un conjunto completo de estados financieros al menos una vez al año, con los importes comparativos del año anterior (incluyendo los importes comparativos en las notas). Un conjunto completo de estados financieros comprende:

En abril de 2001, el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (Consejo) adoptó la NIC 1 Presentación de estados financieros, que había sido emitida originalmente por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad en septiembre de 1997. La NIC 1 Presentación de estados financieros sustituyó a la NIC 1 Revelación de políticas contables (emitida en 1975), a la NIC 5 Información a revelar en los estados financieros (aprobada originalmente en 1977) y a la NIC 13 Presentación de activos y pasivos corrientes (aprobada en 1979).

En diciembre de 2003, el Consejo emitió una NIC 1 revisada como parte de su programa inicial de proyectos técnicos. El Consejo emitió una NIC 1 modificada en septiembre de 2007, que incluía una modificación de la presentación de los cambios en el patrimonio neto y el resultado global de los propietarios y un cambio de terminología en los títulos de los estados financieros. En junio de 2011, el Consejo modificó la NIC 1 para mejorar la forma en que deben presentarse las partidas de otros ingresos generales.

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Hay algunos errores que se producen con frecuencia en la presentación de los libros contables. El más típico de todos es que se considere fuera de plazo la presentación de los libros de una empresa que no cierra el ejercicio el 31 de diciembre. Hay que recordar que no siempre se deben presentar el 30 de abril, sino 4 meses después de cerrar el ejercicio. Además, hay que saber que, aunque se utilice la vía electrónica, cualquier entrega realizada a partir de las 17:00 horas se considerará del día siguiente.

Otros errores comunes son que los números de los libros no coincidan con los del Registro (ya que tienen que ser correlativos), que falten libros por entregar o que los documentos adjuntos no se correspondan con lo que deberían ser.

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La contabilidad financiera es el campo de la contabilidad que se ocupa del resumen, el análisis y la información de las transacciones financieras relacionadas con una empresa[1]. Accionistas, proveedores, bancos, empleados, agencias gubernamentales, propietarios de empresas y otras partes interesadas son ejemplos de personas interesadas en recibir dicha información para la toma de decisiones.

La contabilidad financiera se rige por normas contables tanto locales como internacionales. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) son el marco estándar de directrices para la contabilidad financiera utilizado en cualquier jurisdicción. Incluye las normas, convenciones y reglas que siguen los contables a la hora de registrar y resumir y de preparar los estados financieros.