Como organizar la contabilidad de una empresa en excel

Como organizar la contabilidad de una empresa en excel

Descarga de la plantilla de Excel de Smartsheet

La contabilidad en Excel se refiere al registro de las transacciones financieras diarias de una entidad, tales como compras, ventas, pagos, recibos y gastos en una plantilla de Excel. Para registrar las transacciones en Excel, lo primero que hay que hacer es personalizar Excel según los requisitos y luego registrar las transacciones diarias en esta plantilla y guardarla en el ordenador.

Un sistema de entrada únicaSistema de entrada únicaEl sistema de entrada única es un enfoque contable bajo el cual cada transacción contable se registra con una sola entrada hacia los resultados de la empresa de negocios, que se muestra en el estado de resultados de la empresa.Leer más registra sólo un lado de la transacción, y el efecto de estas transacciones va a un solo lugar. Mientras que en el sistema de contabilidad por partida doble, cada transacción se registra en el debe y en el haber, afectando así a dos cuentas.

En un sistema de partida única, las transacciones se registran teniendo en cuenta el objetivo y el resultado de las mismas. La contabilidad por partida simple se centra en los recibos de cajaLos recibos de caja son un pequeño documento que sirve de prueba de que el importe del efectivo recibido durante una transacción implica la transferencia de efectivo o su equivalente. La copia original de este recibo se entrega al cliente, mientras que el vendedor se queda con la otra copia a efectos contables.Leer más y pagos en efectivo en lugar de registrar cada gasto e ingreso o activo y pasivo.

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Contabilidad en hoja de cálculo

Toda empresa necesita tener un sistema de contabilidad adecuado. Un proceso de contabilidad implica registrar, clasificar y organizar los libros de cuentas. Los libros de contabilidad de una empresa deben llevarse de forma precisa, cronológica y sistemática. Constituyen la base de la contabilidad y ayudan a la empresa a tomar decisiones para el futuro negocio y a determinar sus beneficios.

El contable lleva los libros de contabilidad. El contable lleva el diario, el libro mayor y prepara los estados financieros de una empresa. El contable solía llevar los libros de cuentas manualmente registrando las transacciones físicamente.

Las plantillas creadas en la hoja de Excel tendrán celdas para archivar datos y fórmulas y macros incorporadas para calcular los datos de las transacciones comerciales. Las fórmulas y las macros ayudan a registrar y calcular las transacciones. El contable puede reutilizar la plantilla con las fórmulas y macros cada mes, lo que ahorra tiempo y esfuerzo al contable.

El contable puede utilizar fórmulas y macros integradas en la hoja de Excel para los cálculos habituales. Sin embargo, el contable puede tener que crear macros y fórmulas para las transacciones de negocio basadas en los requisitos y añadir las fórmulas de contabilidad para mantener los libros de cuentas en la hoja de Excel.

Plantilla Erp Excel

De hecho, la estructura de los modelos financieros es sorprendentemente poco coherente en Wall Street. Una de las razones es que los modelos pueden variar mucho en cuanto a su finalidad. Por ejemplo, si su tarea fuera construir un modelo de flujo de caja descontado (DCF) para utilizarlo en un libro de presentación preliminar como valoración para uno de los 5 objetivos de adquisición potenciales, probablemente sería una pérdida de tiempo construir un modelo muy complejo y con muchas características. El tiempo requerido para construir un modelo DCF supercomplejo no se justifica dado el propósito del modelo.

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Comprender el propósito del modelo es clave para determinar su estructura óptima. Hay dos factores principales que determinan la estructura ideal de un modelo: la granularidad y la flexibilidad. Consideremos los siguientes 5 modelos financieros comunes:

Alta. Reutilizable sin modificaciones estructurales. Un modelo que se utilizará para una variedad de lanzamientos y acuerdos por parte de muchos analistas y asociados, y posiblemente de otras partes interesadas. Lo utilizarán personas con distintos niveles de conocimientos de Excel.

Un factor determinante de la estructura del modelo es la granularidad. La granularidad se refiere a lo detallado que debe ser un modelo. Por ejemplo, imagine que le encargan realizar un análisis de LBO para Disney. Si el objetivo es proporcionar un rango de valoración mínima para ser utilizado en un libro de presentación preliminar, podría ser perfectamente apropiado realizar un análisis de LBO de “alto nivel”, utilizando datos consolidados y haciendo suposiciones muy simples para la financiación.

Plantillas de Excel gratuitas

Para el común de la gente, Excel es un programa para hacer números, que se utiliza para controlar los gastos de la casa o calcular fórmulas complejas para los deberes del colegio. Sin embargo, el uso de Excel es capaz de mucho más y puede ser una herramienta increíblemente poderosa para las empresas.

En su nivel más básico, Excel es una herramienta excelente tanto para la introducción como para el almacenamiento de datos. De hecho, el tamaño de un archivo de Excel sólo está limitado por la potencia de cálculo y la memoria de tu dispositivo. Las hojas de cálculo pueden contener como máximo 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Así que, obviamente, Excel puede almacenar muchos datos.

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Y no sólo eso, características como el formulario de datos facilitan la introducción y visualización de datos, donde los usuarios pueden crear formularios de entrada de datos personalizados y adaptados a sus necesidades empresariales específicas. Esto puede utilizarse para crear y mantener listas de correo de clientes o listas de turnos de trabajo de los empleados.

Uno de los aspectos de las tareas de gestión es la creación y descripción de los procesos empresariales. Esto ayuda a optimizar los procesos y es una herramienta eficaz para organizar procedimientos y escenarios. El uso de Excel ofrece herramientas que permiten a los usuarios crear diagramas de flujo, que pueden incluir texto, imágenes y animaciones.

porErnesto Villalba Gutiérrez

Ernesto Villalba Gutiérrez, asesor financiero.